La préparation d'une présentation orale soulève plusieurs questions :

1.    L'organisation de ce que l'on va dire.

2.    Les règles de l'expression orale.

3.    La préparation des diapositives.

4.    La préparation pour s'exprimer publiquement.

5.    Se préparer à devoir répondre aux questions du public.

6.    Apprendre à faire face aux impondérables et aux incidents.
 

1. L'organisation de ce que l'on va dire : Le plan de votre exposé est le même que celui que vous utiliserez pour un article scientifique, à savoir : Introduction, Hypothèses, Méthode, Résultats et Discussion. Ayez en tête que votre public sera plus diversifié que celui qui lira l'article que vous publierez ultérieurement et qui reprendra les données de votre exposé. Par conséquent, soyez plus simple dans votre expression. Soignez votre Introduction en indiquant clairement quel est le problème posé et quel contexte théorique. C'est dans les premières minutes que vous capterez, ou non, l'attention de votre auditoire. Soyez succinct sur l'exposé de la méthodologie (garder cela pour les questions). Présenter les résultats les plus importants eu égard à vos hypothèses dans un ou deux graphiques. Terminer en résumant la discussion en un ou deux points : mes résultats confirment-ils ou non mes hypothèses (pourquoi ? et qu'apportent de nouveau mon travail.

2. Les règles de l'expression orale : Vous devez écrire votre exposé et le mémoriser. Il ne faut pas lire votre papier, à moins d'avoir pour objectif d'endormir votre auditoire. Vous devez vous entraîner à moduler votre voix en fonction de votre texte afin de soutenir l'attention du public. Dans l'expression orale, le ton de la voix remplace la ponctuation du texte écrit. Vous devez apprendre à vous servir des principes de la prosodie. Wikipidia la définit comme "l'inflexion, le ton, la tonalité, l'intonation, l'accent, la modulation que nous donnons à notre langage oral en fonction de nos émotions et de l'impact que nous désirons avoir sur nos interlocuteurs". N'hésitez pas à faire des pauses et à bouger sur l'estrade. Jusqu'à un certain point vous êtes dans une représentation théâtrale. Utilisez les techniques de l'acteur. Faites des gestes pour aider votre public à écouter ce que vous leur dites tout en regardant ce que vous leur montrez dans les visuels.

3. La préparation des diapositives. N'oubliez pas que vous allez intervenir pendant une petite dizaine de minutes parmi de nombreux autres orateurs dans la journée. Aussi soyez sobre dans la préparation de vos diapositives pour ne pas indisposer votre public par la violence visuelle de ce que vous allez leur montrer. Choisissez un fond sombre et des caractères clairs pour avoir le meilleur contraste forme/fonds. N'utilisez qu'une seule police de caractères pour toutes les diapos et au maximum 3 tailles différentes sur la même diapo. N'écrivez pas verticalement, mettez le titre sur la première ligne du haut. N'exprimez pas plus d'une idée par diapo. Ne formulez pas plus de 3 à 4 points dans la même diapo. Il n'y a pas lieu d'avoir plus d'une dizaine de mots sur chaque diapo. Il vous faut choisir que votre diapo présente soit du texte (en pas plus de 4 points différents) soit un tableau, soit un graphique, soit une image. Bannissez de vos diapos les phrases entières, les abréviations incompréhensibles. Les diapositives éclairent votre propos mais ne le répètent pas. En ce qui concerne les graphiques et les tableaux les règles pour l'expression écrite s'appliquent à l'orale. Ainsi ne dépassez pas par exemple 5 lignes et 4 colonnes pour un tableau. Un dernier conseil, ne lisez pas une diapositive que vous présentez, vous perdez ainsi de précieuses minutes et ne laissez pas sur l'écran une diapositive qui n'est plus dans l'actualité de votre propos vous distrayez votre auditoire. Pour une présentation d'une dizaine de minutes ne prévoyez pas plus de 7 à 8 diapositives.

4. La préparation à avoir à s'exprimer publiquement. Il vous faut avoir préparé par écrit ce que vous allez dire en tenant scrupuleusement compte du temps qui vous est imparti. La plupart du temps cela sera 10 minutes ou moins. La tendance va à la réduction du temps donné à l'orateur pour permettre une discussion plus nourrie. Sachant cela, laissez pour le temps des questions ce que vous n'avez pas eu le temps de dire. Surtout n'accélérez pas votre débit de paroles pour "tout dire", on ne vous écouterait plus et parfois ne vous le pardonnerait pas. Quand le temps qui vous revient est fini, terminez en une phrase tout au plus. Dépassez le temps donné, à part l'impolitesse que ça révèle, laisse l'impression que l'orateur veut éviter les questions du public. Il vous faut donc, comme un acteur, répéter votre exposé face à un chronomètre, puis face à des amis ou collègues, jusqu'à ce que vous l'habitiez avec naturel. Avant de rentrer dans la salle pour faire votre exposé, prenez le temps de respirer calmement, il peut être même utile de ralentir son rythme respiratoire pour contenir l'anxiété de la situation.

5. Se préparer à avoir à répondre aux questions du public. Il vous faut dépasser votre crainte d'avoir à affronter les questions du public et profitez de ce moment supplémentaire pour fournir les informations que vous n'avez pas pu mettre dans l'exposé oral. Cela veut dire que dans la préparation de votre présentation, vous avez déjà "pressenti" les points qui pourraient faire questions. Comme lors de l'exposé, regardez votre public, essayez de capter le regard des auditeurs pour aider à votre concentration. Toutefois ne vous laissez pas décontenancer par une question qui peut vous surprendre. Demandez alors à votre interlocuteur, avec courtoisie, qu'il vous répète sa question, que vous avez mal comprise ou entendue, afin de vous laisser quelques secondes pour préparer un début de réponse. N'interrompez jamais un interlocuteur qui s'adresse à vous ; laissez ce rôle au président de séance. Il peut y avoir des désaccords entre vous et votre interlocuteur, cela n'est pas grave, mais vous avez à contrôler vos émotions et ne pas vous montrer incorrect.

6. Apprendre à faire face aux impondérables et aux incidents. Comment peut-on gérer ce à quoi on ne s'est pas préparé ? En fait, il sera dans la suite question de ce qui peut être imputable à l'orateur dans cet imprévisible. Dans une présentation orale ce que l'on peut redouter c'est de ne pas disposer de son matériel audiovisuel. Tout d'abord parce qu'il a été égaré (?). Pour faire face à cela, il faut avoir sur soi le support de sa présentation (clé USB, disque dur, ou ordinateur portable) et un double dans ses bagages. Une autre source de souci gît dans la compatibilité ou non des formats entre d'une part le fichier, d'autre part le support sur lequel il est stocké et enfin le matériel de projection. Tous les cas de figure se rencontrent. Il est donc prudent d'avoir sa présentation sous plusieurs formats Poweroint® pour Mac ou pour PC, Presentation® pour les deux standards ainsi qu'une version PDF pour faire face au pire. Il peut être habile d'avoir aussi une version imprimée du fichier PDF qui peut-être distribuée ou laissée à disposition à l'entrée de la salle de présentation. N'oubliez non plus pas le chargeur pour votre système informatique !. Malgré ces précautions un autre incident peut arriver. Que faire ? Ne pas montrer son affolement ou son inquiétude. Essayez de masquer que le pointeur que vous tenez dans la main tremble ou que votre voix chevrote. "The show must go on". Continuez votre présentation comme si de rien n'était. Ne parlez pas plus rapidement.